Définir des rôles et des responsabilités clairs :
La première étape pour accélérer les cycles d’approbation est de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque partie impliquée dans le processus d’approbation. Cela peut aider à éliminer les retards causés par des approbations redondantes ou des demandes contradictoires. Les membres de l’équipe doivent être clairement informés de leurs responsabilités, des tâches à réaliser et des délais d’approbation impartis pour chaque étape du processus.
Utiliser des outils intégrant un « workflow » :
Les modules intégrés de Workflow de permettent d’automatiser et de suivre le processus d’approbation. Ils peuvent être utilisés pour envoyer des notifications d’approbation aux membres de l’équipe concernés, suivre les délais d’approbation et fournir des alertes en cas de dépassement de ces délais. Ces workflows peuvent également aider à identifier les problèmes et les goulots d’étranglement potentiels dans le processus, permettant ainsi aux équipes de travailler ensemble pour résoudre les problèmes plus rapidement. Sixaxe, par exemple, peut aider les entreprises à comprendre les réalités opérationnelles et les enjeux liés à l’automatisation des cycles d’approbation, ainsi qu’à choisir les outils les plus performants et adaptés à leurs besoins.
Utiliser des seuils d’approbation préétablis
Les seuils d’approbation préétablis peuvent aider à accélérer le processus en limitant le nombre d’approbateurs impliqués dans le processus. Ces seuils sont basés sur des critères tels que le coût de l’achat, le type d’article acheté, la nature du bien, etc. Les achats en dessous d’un certain seuil peuvent être approuvés par un seul approbateur, tandis que les achats au-dessus de ce seuil peuvent nécessiter l’approbation de plusieurs membres de l’équipe.
Utiliser des processus d’approbation en ligne :
L’approbation en ligne peut aider à accélérer le processus de validation en permettant aux membres de l’équipe d’approuver les demandes en ligne. Cela peut réduire les délais, car les membres de l’équipe peuvent approuver les demandes de n’importe où, à tout moment.
L’une des recommandations de Sixaxe consiste à mettre en place l’approbation automatique au travers d’un indice de confiance attribué à la facture ou au fournisseur.
Si l’indice de confiance est élevé, alors les contrôles s’opèrent en automatique, tant pour les rapprochements simples (rapprochement Bon de Commande / Factures), que les rapprochements intelligents (rapprochements par plausibilité).
Plus l’indice de confiance est élevé plus la validation de Bon à Payer (BAP) est automatisée. Cela demande de mettre en place un certain nombre de contrôles qui existent aujourd’hui mais réalisés manuellement par le biais de rapports d’erreurs.
Former les membres de l’équipe sur les processus d’approbation :
La formation des membres de l’équipe sur les procédures / Workflow d’approbation peut aider à accélérer le processus global en réduisant le nombre d’erreurs et en augmentant la rapidité d’exécution.
En conclusion, la réduction des délais d’approbation des factures ou d’engagements de dépenses est une avancée majeure pour les directions financières, mais elle ne doit pas être considérée comme une fin en soi. C’est pourquoi Sixaxe, en tant qu’éditeur de logiciels spécialisé dans le P2P, est un partenaire incontournable pour accompagner les entreprises dans cette transition. Les solutions innovantes et la compréhension fine des réalités opérationnelles sont un atout précieux pour optimiser le traitement des frais généraux, automatiser les tâches et faciliter le pilotage de l’activité. Ne laissez pas passer cette opportunité de renforcer votre productivité et de simplifier votre gestion comptable en optant pour les solutions de Sixaxe.
